Wat is een KPI?
Een KPI (Key Performance Indicator) is een cijfer dat laat zien of je op koers ligt naar een doel dat er echt toe doet. Het is een cijfer waar je elke week iets mee doet.
Niet elk cijfer is een KPI. Het aantal bezoekers op je website is een cijfer. Het aantal offerteaanvragen via die website is een KPI als je groeidoel nieuwe klanten is. Het verschil zit in één vraag: welke beslissing neem ik anders als dit cijfer stijgt of daalt? Is het antwoord geen, dan meet je alleen maar.
Wat is het verschil tussen een KPI en een doelstelling?
Een doelstelling zegt waar je naartoe wilt. Een KPI zegt of je er komt. Je doel is meer winst volgend jaar. De KPI’s zijn de cijfers die je onderweg volgt, zoals je brutomarge en het aantal opdrachten per week.
Zonder doel is een KPI een los getal. Zonder KPI is een doel een wens. Een OKR combineert beide voor één kwartaal. Je KPI’s blijven daarnaast lopen om je gewone bedrijfsvoering te bewaken.
Hoe pak je KPI’s aan?
Kies per systeem van je bedrijf maximaal drie KPI’s, geef elk cijfer een eigenaar en bespreek ze elke week. Staan er meer dan tien cijfers op je overzicht, dan heb je nog niet gekozen.
- Begin bij je doel. Schrijf in één zin op wat je dit jaar wilt bereiken. Elk cijfer moet daar iets mee te maken hebben.
- Kies per systeem. Groei: hoeveel aanvragen komen er binnen en hoeveel daarvan worden opdracht? Sturing: hoeveel cash heb je, wat is je marge en wat levert elke medewerker op? Navigatie: hoeveel uur per week zit jij zelf nog in de operatie?
- Maak de definitie hard. Klanttevredenheid is een wens. Het gemiddelde cijfer uit de enquête na oplevering is een KPI. Leg vast waar het cijfer vandaan komt en wie het invult.
- Geef elk cijfer één eigenaar. Iemand die erop aanspreekbaar is en er ook invloed op heeft. Een cijfer zonder naam verandert niets.
- Bespreek ze elke week. Vast moment, vaste plek. Waar staan we, wat valt op en wat doen we ermee? Een cijfer dat niemand bespreekt, stuurt niets.
Een startset voor een MKB-bedrijf ziet er zo uit. Groei: het aantal nieuwe aanvragen per week en het percentage offertes dat opdracht wordt. Sturing: je cash-positie uitgedrukt in weken vaste kosten, je brutomarge, je omzet per medewerker en je openstaande debiteuren in dagen. Navigatie: de uren per week die jij zelf in de operatie zit en het aandeel van je omzet dat aan jou persoonlijk hangt. Dat zijn acht cijfers. Meer heb je zelden nodig.
Let ook op het verschil tussen cijfers achteraf en cijfers vooraf. Omzet vertelt je wat er is gebeurd. Het aantal offertes in de pijplijn vertelt je wat eraan komt. Neem van beide soorten minstens één op, anders stuur je door de achteruitkijkspiegel. Begin in een spreadsheet. Pas als je elke week hetzelfde bespreekt, loont een dashboardtool.
Voorbeelden van KPI’s
Een installatiebedrijf volgt het aantal uitgevoerde klussen per monteur per week, de brutomarge per klus en het aantal dagen tussen opdracht en uitvoering. De eigenaar ziet zo eerder dat de planning vastloopt, niet pas aan het eind van de maand.
Een recruitmentbureau volgt het aantal intakegesprekken, het aandeel vacatures dat tot een plaatsing leidt en de gemiddelde tijd tot plaatsing. Een webshop volgt het aantal bestellingen per dag, de brutomarge per productgroep en het percentage retouren.
Pas op voor cijfers die verkeerd gedrag belonen. Beloon je alleen op verkoopsnelheid, dan krijg je snelle verkopen met een slechte marge. Kies een cijfer dat je werkelijke doel beschermt.
In alle gevallen is het patroon hetzelfde: een handvol cijfers, elke week op dezelfde plek, elk cijfer met een eigenaar.
KPI’s bij CLUB49
Bij CLUB49 horen je KPI’s bij het stuursysteem van OS49. In het basecamp Cijfers krijg je grip op je cash en je KPI’s. Met Mission Control zie je ze elke week zwart-op-wit terug, zonder dat je er zelf aan hoeft te trekken.
Wil je weten bij welk systeem jouw bedrijf nu de meeste cijfers mist? Dat zie je in één dag tijdens de Tactische Meeting. Je gaat naar huis met je eigen scorekaart op groei, sturing en navigatie. De dag kost €100 excl. btw, lunch inbegrepen.
Draait je bedrijf al richting of boven het miljoen? Lees zo maak je de stap van een succesvol naar een excellent bedrijf. Lees onze pagina voor ondernemers boven het miljoen.
Veelgestelde vragen over KPI’s
Hoeveel KPI’s heb je nodig?
Begin met drie tot vijf per systeem en houd het totaal onder de tien. Past je overzicht niet op één A4, dan kies je nog niet scherp genoeg.
Wat is het verschil tussen een KPI en een metric?
Een metric is elk meetbaar getal. Een KPI is een metric die direct aan je doel hangt en waar je een beslissing aan koppelt.
Hoe vaak moet je KPI’s bespreken?
Wekelijks voor cijfers waar je op kunt bijsturen, zoals aanvragen en cash. Maandelijks of per kwartaal voor trage cijfers zoals marge per productgroep of klanttevredenheid.
Wat is een goede KPI voor een MKB-bedrijf?
Een KPI die je zonder gedoe kunt meten, die jij of je team kan beïnvloeden en die iets zegt over je doel. Denk aan brutomarge, je cash-positie en het aantal nieuwe aanvragen per week.
Meer lezen? Bekijk alle artikelen in de kennisbank van CLUB49 voor ondernemers. Lees onze kennisbank.
