Wat is time blocking?
Time blocking is een planningsmethode waarbij je blokken in je agenda reserveert voor specifiek werk, zodat elke taak een vaste plek en een vaste duur heeft.
Een takenlijst zegt wat je moet doen. Een agenda zegt wanneer je afspraken hebt. Time blocking verbindt die twee: ook je eigen werk krijgt een tijdstip.
Wat is het verschil tussen time blocking en een to-do-lijst?
Een to-do-lijst zonder tijd is een wensenlijst. Hij zegt niet hoeveel tijd iets kost en niet of het in je week past. Time blocking dwingt je te kiezen. Past iets niet in je week, dan doe je het niet of draag je het over.
Time boxing is een variant waarbij je er een harde eindtijd bij zet. De taak is af als de tijd om is.
Hoe pak je time blocking aan?
Plan eerst de blokken voor het werk dat je bedrijf verder brengt, vul daarna de rest in en bouw buffers in.
- Kijk een week terug. Waar ging je tijd naartoe? Noteer wat je deed en hoe lang. Het verschil met wat je dacht is meestal groot.
- Bepaal je drie belangrijkste taken. Werk dat je bedrijf verder brengt en dat niemand voor je doet. Dat zijn je eerste blokken.
- Plan blokken van 60 tot 90 minuten voor diep werk. Zet ze op het moment van de dag waarop je het scherpst bent en zet je meldingen uit.
- Bundel kleine taken. Mail, terugbellen en administratie in een of twee vaste blokken.
- Bouw een buffer in. Laat elke dag een uur open voor wat tussendoor komt. Wie zijn dag vol plant, loopt direct achter.
- Kijk elke vrijdag terug. Wat lukte en wat kostte meer tijd dan gedacht? Pas de planning van volgende week aan.
Behandel een blok als een afspraak met een klant. Verplaats het alleen als er echt iets brandt. Schat je taken ruim in en pas je schatting aan op wat ze echt kostten.
Er zijn twee handige varianten. Bij day theming geef je hele dagen een thema, bijvoorbeeld maandag plannen, dinsdag klantwerk en vrijdag administratie. Bij task batching bundel je gelijksoortige taken in een blok, zodat je minder schakelt. Cal Newport maakte het begrip diep werk bekend voor werk dat om onafgebroken focus vraagt.
Voorbeelden van time blocking
Een installatiebedrijf. De eigenaar start de maandag met een weekstart. Dinsdag- en donderdagochtend heeft hij twee uur voor klantgesprekken en offertes. Woensdagochtend werkt hij twee uur aan het bedrijf zelf, bijvoorbeeld aan de werkwijze voor nieuwe monteurs. Vrijdagmiddag kijkt hij een uur terug en plant hij de volgende week.
Een recruitmentbureau. De oprichter reserveert elke ochtend een uur voor kandidaatgesprekken, twee middagen voor klantcontact en vrijdagmiddag een blok voor strategie. Een webshop heeft dagelijks twee blokken voor klantenservice en op woensdag een blok voor inkoop en leveranciers.
In alle gevallen staat het werk dat het bedrijf verder brengt in de agenda voordat anderen er iets in zetten.
Drie fouten komen vaak voor. Te vol plannen. Meldingen aan laten tijdens een blok. En je team niet laten weten wanneer je bereikbaar bent, waardoor je blokken worden onderbroken.
Time blocking bij CLUB49
Bij CLUB49 beschermt je agenda je prioriteiten. In het basecamp Leiderschap leg je een vast ritme neer met productiviteit als onderdeel: je weekstart, je cijferoverleg en je blokken voor werk aan het bedrijf. Dat ritme houdt je op koers als de waan van de dag toeslaat.
Wil je weten hoeveel van je week nu echt naar werk gaat dat je bedrijf verder brengt? Dat zie je in één dag tijdens de Tactische Meeting. Je gaat naar huis met je eigen scorekaart op groei, sturing en navigatie. De dag kost €100 excl. btw, lunch inbegrepen.
Loop je vast tussen de 250.000 en 1 miljoen omzet? Ontdek met een gratis rapport waar jouw groei vastloopt. Lees onze pagina over het doorbreken van je groeiplafond.
Veelgestelde vragen over time blocking
Hoe lang moet een blok duren?
Voor diep werk 60 tot 90 minuten. Voor administratie ongeveer 30 minuten. Probeer een week en pas aan.
Wat als er iets tussendoor komt?
Daarvoor is je buffer. Is de buffer op, dan verschuif je het blok naar een vast moment later in de week en laat je het niet vervallen.
Wat is het verschil tussen time blocking en time boxing?
Time blocking reserveert tijd voor een taak. Time boxing voegt een harde eindtijd toe. Gebruik boxing voor taken die anders eindeloos uitlopen.
Werkt het voor een ondernemer met veel onderbrekingen?
Ja, mits je buffers inplant en met je team afspreekt wanneer je bereikbaar bent. Zonder die afspraak kom je niet toe aan je blokken.
Meer lezen? Bekijk alle artikelen in de kennisbank van CLUB49 voor ondernemers. Lees onze kennisbank.
