Wat is de Eisenhower-matrix?
De Eisenhower-matrix is een model waarmee je taken indeelt op urgentie en belang in vier vakken: direct doen, plannen, delegeren of schrappen.
Het model wordt toegeschreven aan Dwight Eisenhower, de Amerikaanse president en oud-legerleider. Stephen Covey maakte het bekend in zijn boek The 7 Habits of Highly Effective People. De kern: wat dringend is, is niet altijd belangrijk. En wat belangrijk is, dringt zich zelden op.
Wat is het verschil tussen urgent en belangrijk?
Urgent betekent dat iets nu aandacht vraagt. Belangrijk betekent dat het bijdraagt aan je doelen. Een telefoontje van een klant is urgent. Een nieuw salesproces opbouwen is belangrijk. De matrix dwingt je die twee uit elkaar te halen.
Een bruikbare test: wat gebeurt er als ik dit een week laat liggen? Gebeurt er niets, dan is het niet urgent. Is de schade pas over drie maanden zichtbaar, dan is het belangrijk maar nog niet urgent.
Hoe pak je de Eisenhower-matrix aan?
Schrijf op wat deze week je aandacht vraagt, deel het in vier vakken in en stel bij elke taak de vraag: is dit echt voor mij?
- Schrijf alles op. Kijk een week terug in je agenda en een week vooruit in je takenlijst. Alles wat tijd kost telt mee, groot en klein.
- Zet het in de vier vakken. Urgent en belangrijk: nu doen. Belangrijk maar niet urgent: inplannen. Urgent maar niet belangrijk: delegeren. Niet urgent en niet belangrijk: schrappen.
- Kijk naar de verdeling. Staat het meeste in het vak delegeren, dan werkt je team via jou. Staat het meeste in het vak nu doen, dan blus je brandjes die je eerder had kunnen voorkomen.
- Plan het belangrijke werk eerst. Zet blokken in je agenda voor werk dat niet dringt maar je bedrijf verder brengt, zoals je jaarplan, je team ontwikkelen of een proces vastleggen. Daarna pas de rest.
- Delegeer echt. Wie neemt dit over en met welk afgesproken resultaat? Een taak die je blijft controleren, heb je niet overgedragen.
- Herhaal elke week. Tien minuten op vrijdag voor de week erna is genoeg.
We overschatten wat urgent is omdat het zichtbaar is. Een mail, een telefoontje of een collega bij je bureau vraagt om aandacht. Het belangrijke werk heeft geen afzender. Bescherm het daarom actief: zet meldingen uit tijdens je blok voor belangrijk werk en spreek met je team af wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet.
De matrix zegt niet wat je binnen een vak eerst doet. Kies daar op effect: welke taak brengt je bedrijf het meest verder?
Voorbeelden van de Eisenhower-matrix
Een installatiebedrijf. De eigenaar ziet in zijn week veel offertes nasturen, klantvragen beantwoorden en planning aanpassen. Bijna alles staat in het vak delegeren. De offertes gaan naar de binnendienst, klantvragen naar één vast aanspreekpunt en de planning naar een planner. In het vrijgekomen blok werkt hij aan een vaste werkwijze voor het inwerken van nieuwe monteurs.
Een recruitmentbureau. De oprichter doet elke intake zelf, omdat dat altijd urgent voelt. De intake is belangrijk, maar niet elke intake hoeft van haar te zijn. Een vaste gespreksopzet en een senior recruiter nemen het over. Zij gebruikt de tijd voor klantrelaties.
Een webshop. De eigenaar beantwoordt klachten, terwijl het onderhandelen met leveranciers over betere inkoopprijzen blijft liggen. Het eerste is urgent, het tweede is belangrijk en levert meer op.
In alle drie de gevallen zie je eerst waar je tijd heen gaat. Dan schuif je werk door. Daarna beschermt je agenda het werk dat je bedrijf verder brengt.
Zet niet alles in het vak nu doen. Dat is bijna nooit juist en je verliest de werking van de matrix. Als alles urgent is, heb je geen prioriteiten.
De Eisenhower-matrix bij CLUB49
Bij CLUB49 is het vak plannen het werk waar ondernemers het minst aan toekomen en dat hun bedrijf het meest verder brengt. In het basecamp Leiderschap leg je een vast ritme neer met productiviteit als onderdeel. Zo beschermt je agenda je prioriteiten in plaats van je inbox.
Wil je weten hoeveel van je week nu naar werk gaat dat een ander kan doen? Dat zie je in één dag tijdens de Tactische Meeting. Je gaat naar huis met je eigen scorekaart op groei, sturing en navigatie. De dag kost €100 excl. btw, lunch inbegrepen.
Loop je vast tussen de 250.000 en 1 miljoen omzet? Ontdek met een gratis rapport waar jouw groei vastloopt. Lees onze pagina over het doorbreken van je groeiplafond.
Veelgestelde vragen over de Eisenhower-matrix
Hoe vaak gebruik je de matrix?
Elke week. Tien minuten aan het eind van de week om de volgende week te sorteren is genoeg. Bij sterk wisselende werkdagen kun je hem dagelijks gebruiken.
Wat doe je als alles urgent lijkt?
Vraag bij elke taak wat er gebeurt als hij een week blijft liggen. Vaak blijkt de helft niet urgent. Wat overblijft is meestal te veel op één dag en te weinig gedelegeerd.
Wat valt er in het vak plannen?
Werk dat belangrijk is zonder dat het dringt, zoals strategie, relaties, je team ontwikkelen en processen vastleggen. Omdat niemand erom vraagt, verdwijnt het als eerste uit je agenda.
Kun je de matrix combineren met time blocking?
Ja. De matrix vertelt wat telt. Je agenda beschermt het door er vaste blokken voor te reserveren.
Meer lezen? Bekijk alle artikelen in de kennisbank van CLUB49 voor ondernemers. Lees onze kennisbank.
