Privacyverklaring van CODE49 Exploitatie BV (CLUB49, CODE49, OS49 en Frontline49)
Versie 11 oktober 2026. Deze verklaring vervangt alle eerdere versies.
1. Wie wij zijn
CODE49 Exploitatie BV, Nieuwendammerkade 28 C2, 1022 AB Amsterdam. KvK 90689577, btw NL865411074B01. Wij exploiteren de ondernemersclub CLUB49, het landgoed en de trainingslocatie CODE49, de methode en software OS49 en de klantsoftware Frontline49. Voor alle vragen over deze verklaring en voor het uitoefenen van je rechten: verhuur@code49.nl of +31 35 666 8447. Vermeld “privacy” in het onderwerp; we reageren binnen 14 dagen.
2. Waarvoor wij gegevens gebruiken
| Doel | Welke gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Lidmaatschap, events, trainingen, retreats en verhuur uitvoeren | Naam, bedrijf, functie, e-mail, telefoon, adres, factuurgegevens, deelname en aanwezigheid, dieetwensen voor catering, gespreksnotities | Uitvoering van de overeenkomst | Looptijd van de relatie plus 2 jaar; factuurgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Contact, offertes en aanvragen via website, telefoon en mail | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, inhoud van je bericht | Gerechtvaardigd belang (reageren op je vraag) of precontractueel | Tot 2 jaar na het laatste contact |
| Klantrelatie en opvolging in ons klantsysteem (Frontline49) | Contactgegevens, bedrijf, bron van het contact, aankopen, mails aan onze serviceadressen, korte samenvattingen van telefoongesprekken, notities van medewerkers | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (een goede relatie met leden en klanten) | Tot je om wissen vraagt, met een jaarlijkse opschoning van inactieve contacten na 3 jaar |
| Telefoon: opname en samenvatting van gesprekken | Telefoonnummer, tijdstip, duur, de opname en het transcript bij onze telefonieleverancier, een korte samenvatting van de inhoud in ons klantsysteem | Gerechtvaardigd belang (afspraken vastleggen en opvolgen). Je hoort dit aan het begin van het gesprek en kunt het weigeren; de medewerker zet de samenvatting dan uit | Opname en transcript staan maximaal één maand bij onze telefonieleverancier (Voys) en worden daarna automatisch gewist. In ons eigen systeem bewaren wij geen transcript; alleen de korte samenvatting blijft bij je contactgegevens tot je om wissen vraagt |
| Nieuwsbrief en uitnodigingen | Naam, e-mail, open- en klikgedrag | Toestemming (inschrijving) of gerechtvaardigd belang bij bestaande leden en klanten; afmelden kan onderaan elke mail | Tot afmelding, daarna 1 maand op een afmeldlijst |
| Betalingen | Naam, e-mail, factuuradres, betaalstatus. Je betaalgegevens zelf (IBAN, kaart) verwerkt onze betaaldienstverlener; wij zien ze niet | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht | 7 jaar |
| Ledenportaal en programma’s (club49.me, verbond49.nl) | Account, voortgang, ingevulde werkboeken, bijdragen in groepen, terugkoppeling van begeleiders | Uitvoering van de overeenkomst | Looptijd van het lidmaatschap plus 1 jaar, daarna geanonimiseerd |
| Foto en video op events | Beeldmateriaal waarop je herkenbaar bent | Gerechtvaardigd belang (verslag en promotie van de club); bij aanmelding word je hierop gewezen en je kunt ter plekke of achteraf bezwaar maken, dan gebruiken wij het beeld niet | Zolang het materiaal in gebruik is |
| Website, statistiek en advertenties | IP-adres, apparaat, bezochte pagina’s, cookies en vergelijkbare technieken | Toestemming via de cookiebanner; noodzakelijke cookies op basis van gerechtvaardigd belang | Zie hoofdstuk 5 |
| Sollicitaties | CV, motivatie, contactgegevens | Precontractueel | 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met je toestemming |
3. Kunstmatige intelligentie
Wij gebruiken AI-hulpmiddelen om mails samen te vatten, telefoongesprekken samen te vatten en conceptantwoorden voor te bereiden. Een medewerker beoordeelt en beslist altijd; er worden geen besluiten over jou genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG). Er gaat niet meer naar het AI-model dan het betreffende gesprek of bericht en je contactgegevens; jouw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Onze AI-leverancier is Anthropic (zie hoofdstuk 6).
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens. Wij delen gegevens alleen met partijen die ze voor ons verwerken (verwerkers, hoofdstuk 6), met begeleiders en sprekers voor zover nodig voor een programma waaraan je deelneemt, met onze accountant en de Belastingdienst voor zover wettelijk verplicht, en met instanties als de wet ons daartoe verplicht. Met elke verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst.
5. Cookies en vergelijkbare technieken
Bij je eerste bezoek vragen wij toestemming voor niet-noodzakelijke cookies. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de site of door cookies in je browser te wissen.
- Noodzakelijk: cookies voor het functioneren van de site, de cookiebanner en beveiliging (LiteSpeed Cache). Geen toestemming nodig.
- Statistiek: Google Analytics via Google Tag Manager, ingesteld met IP-anonimisering. Bewaartermijn maximaal 14 maanden.
- Marketing: Google Ads, Meta Pixel (PixelYourSite) en Convert Experiences voor advertenties en het testen van pagina’s. Deze partijen kunnen je gedrag over websites heen volgen; lees hun eigen verklaringen. Alleen met toestemming.
- Functioneel: ConvertBox (formulieren en pop-ups), Chatbase (chatfunctie), Typeform (vragenlijsten), Google Reviews-widget, ingesloten video’s. Deze laden pas na toestemming waar ze cookies van derden plaatsen.
6. Verwerkers en opslag
| Partij | Rol | Vestiging en opslag |
|---|---|---|
| Supabase | Databases van ons klantsysteem, ledenportaal en kennisbank | EU (Frankfurt) |
| Vercel | Hosting van Frontline49 en andere webapplicaties | EU (Frankfurt); bedrijf in de VS, onder EU-standaardbepalingen |
| Hostinger en onze webhoster | Hosting van club49.org en van onze automatisering (n8n) | EU |
| Mailgun (Sinch) | Verzenden en ontvangen van service-e-mail | EU-regio |
| Kit (ConvertKit) | Nieuwsbrieven | VS, onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Voys | Telefonie | Nederland |
| Anthropic | AI-samenvattingen en conceptteksten | VS, onder EU-standaardbepalingen; gegevens worden niet gebruikt voor training |
| Plug&Pay en Mollie | Bestellingen en betalingen | Nederland |
| Pipedrive | Klantsysteem (wordt uitgefaseerd ten gunste van Frontline49) | EU |
| Typeform | Intake- en aanmeldformulieren | EU (Ierland) |
| Google (Workspace, Analytics, Ads, Tag Manager) | E-mail en agenda, statistiek, advertenties | EU en VS, onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Meta | Advertenties | EU en VS, onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Slack | Interne communicatie van ons team | EU en VS, onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Exact Online | Boekhouding en facturatie | Nederland |
Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de EU-standaardbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig.
7. Beveiliging
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die ze voor hun werk nodig hebben, met persoonlijke accounts, tweestapsverificatie en logging van inzage en export. Verbindingen zijn versleuteld. Bij een datalek dat risico voor jou oplevert, informeren wij jou en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijke termijn.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar verhuur@code49.nl. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen een maand. Bij verwijdering bewaren wij alleen wat wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen) en anonimiseren wij de rest. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Medewerkers en samenvattingen van gesprekken
Onze medewerkers zijn vooraf geïnformeerd dat zakelijke telefoongesprekken en servicemails worden samengevat in ons klantsysteem. Samenvattingen worden gebruikt voor opvolging van de klant, niet voor beoordeling van individuele medewerkers.
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij leden en klanten per e-mail.
